David Allen, coach et consultant à succès en gestion vous partage sa célèbre méthode GTD, pour vous débarrasser de votre stress et améliorer votre productivité.

Reprenez le contrôle de votre esprit

Lorsqu’une entreprise embauche un cadre, c’est que ce dernier est assez productif pour lui apporter suffisamment de valeur. Cependant, parfois, il peut se sentir dépasser par son travail et les tâches qu’il doit accomplir. Selon David Allen, lorsque vous êtes débordé, et que vous n’arrivez plus à tout faire, vos tâches en cours occupent votre esprit, et c’est cette accumulation qui provoque du stress.

Pour ne plus être stressé, l’auteur préconise d’avoir un état d’esprit particulier : l’esprit comme l’eau. Il utilise l’image d’une pierre tombant dans un lac. Lorsque cela arrive, la surface de l’eau vibre de manière proportionnelle à la taille de la pierre, avant de redevenir immobile. C’est de cette manière qu’il faut réagir, prendre les problèmes à bras le corps sans pour autant être excessif.

Les cadres sont également régulièrement victime du nombre trop important d’engagements qu’ils prennent, que ce soit vis-à-vis d’eux-mêmes ou envers les autres (famille, amis, travail…). La méthode GTD permet de faire le tri dans votre vie et donc de réduire votre stress.

 

La plupart du stress que ressentent les gens provient d’engagements mal gérés qu’ils prennent ou acceptent. 

 

Mise en place de la méthode GTD

Beaucoup de personnes pensent manquer de temps, alors que c’est rarement le cas. La méthode GTD vous aidera à vous en rendre compte. Elle fonctionne en 5 étapes :

Collectez l’ensemble des tâches qui mobilisent votre attention :

Afin de débarrasser votre esprit de toutes vos tracasseries, recensez toutes les tâches, aussi bien professionnelles que personnelles, qui vous encombrent l’esprit (papiers qui traînent, mails non-classés, RH, projets, pressing, vacances, prêts, meuble à déplacer, tableau à raccrocher…).

Écoutez également votre répondeur et notez sur un post-it tout ce qui peut exiger une action de votre part. Assurez-vous de ne rien oublier, mieux vaut noter trop de choses que pas assez.

 

Même si vous avez déjà décidé de la prochaine étape à suivre, pour résoudre un problème, votre esprit ne peut pas se laisser aller tant que vous ne la réalisez pas, à moins que vous ne gardiez un rappel dans un endroit où vous regarderez à coup sûr. 

 

Si quelque chose n’a pas d’importance, jetez-le. Attention cependant à ne pas jeter des tâches simplement pour éviter d’avoir à les traiter. L’auteur conseille de prendre garde à ces moments où on peut avoir la main trop lourde.

Au contraire, si un document doit être conservé ou requiert une action de votre part, placez-le dans votre boîte d’entrée. Cette boîte d’entrée peut revêtir différentes formes (carnet, boite de réception de vos emails, logiciel de traitement de texte…). Ce qui est important est de n’en avoir qu’une et de s’assurer que tout y est.

En général, cette collecte dure 6 heures la première fois, mais ensuite ce sera beaucoup plus rapide, surtout si vous faites cela régulièrement.

Traitez le contenu de vos tâches et déterminez les actions concrètes à mettre en œuvre :

Il va falloir maintenant vider votre boîte d’entrée. Pour chaque tâche qui s’y trouve, demandez-vous déjà si vous devez faire une action. Si ce n’est pas le cas, débarrassez-vous-en tout de suite. Si vous avez seulement besoin de conserver un document, archivez-le.

Si la tâche en question nécessite une action, demandez-vous si vous pouvez la faire en moins de 2 minutes. Si la réponse est positive, faites-la immédiatement. Sinon, déléguez-la ou intégrez-la dans votre liste de tâches. Cela augmentera grandement votre productivité, en raison du grand nombre de tâches qui peuvent être accomplies en moins de 2 minutes et dont vous serez ainsi débarrassé à jamais.

A chaque fois que vous ajoutez quelque chose dans cette liste, précisez la première étape, concrète, à faire. Si cette action peut être réalisée en moins de 2 minutes, une nouvelle fois, faites-la immédiatement.

Lors de cette étape, David Allen recommande de traiter les tâches une par une pour ne pas se disperser. De plus, ne replacez jamais une tâche dans la boîte d’entrée. Dans le cas où une de ces tâches ne nécessite pas d’action dans l’immédiat, mais risque d’en nécessiter plus tard (comme l’ordre du jour d’une réunion), notez cette tâche sur une seconde liste qu’il appelle « un jour peut-être ».

Organisez les actions à exécuter :

Au début de cette troisième étape, normalement votre liste de tâches contient toutes celles qui sont en cours.

Rien ne sert de prioriser vos tâches à effectuer, votre quotidien le fera pour vous. Par contre, si une tâche se révèle être un projet, qui doit donc être réalisé en plusieurs étapes, assurez-vous de détailler chacune de ces étapes.

Réexaminez les actions régulièrement :

Si vous ne mettez pas votre liste de tâches à jour constamment, vous perdrez confiance en celle-ci, et vous laisserez à nouveau déborder. Un examen régulier est donc absolument indispensable.

David Allen préconise de faire un examen hebdomadaire de toutes vos tâches en cours, en répétant les étapes précédentes (re-collecte des tâches, règle des 2 minutes…) que je vous aie présentées précédemment.

Cela vous permettra de prendre du recul et de faire le point, ainsi que de valider la suite. Profitez-en pour réévaluer vos projets, regardez où ils en sont, comment ils évoluent, et marquez les premières actions à faire si elles sont manquantes.

Jetez également un coup d’œil à votre fameuse liste « un jour peut-être ».

Enfin, n’ayez pas peur d’être créatif. Asseyez-vous calmement, pour passer en revue vos activités quotidiennes, et tentez de trouver des idées supplémentaires. C’est le moment parfait pour ajouter une idée originale.

Agissez selon les actions identifiées :

Selon David Allen, votre intuition devrait vous guidez lorsque vous passez à l’action. Néanmoins, il a identifié plusieurs critères qui peuvent aussi vous aider à savoir par quelle tâche débuter.

Voici donc les 4 critères à prendre en compte :

– Le contexte dans lequel vous vous trouvez. Suivant le lieu où vous êtes, vous pourrez avoir, ou ne pas avoir, d’accès à internet, au téléphone ainsi qu’à tous les documents qui vous sont indispensables…

– Votre disponibilité. Avez-vous une réunion de prévue ? Un appel téléphonique à passer ? Un rendez-vous ? Regardez le temps donc vous disposez pour être certain de ne pas vous faire interrompre, ce qui aurait des répercussions catastrophiques sur votre productivité.

– Votre niveau d’énergie et vos priorités. Quelles sont les tâches prioritaires ? Celles qui vous tiennent le plus à cœur ? A quel moment de la journée êtes-vous le plus productif ?

Ne faites pas l’erreur de négliger les tâches de fond au profit uniquement de celles pour lesquelles vous éprouvez un sentiment de panique. C’est ce que les personnes dépassées par leur travail ont tendance à faire. Or, à long terme, cette fuite en avant est une source de stress.  Soyez honnêtes avec vous-même et sur vos capacités.

Enfin, pour David Allen, les personnes qui ont le plus tendance à procrastiner puis à se laisser déborder par leurs tâches sont les personnes les plus intelligentes. Ce sont par ailleurs ces mêmes personnes qui paniqueraient le plus vite.

En effet, elle se projettent davantage dans l’avenir et imaginent plus souvent des scénarios catastrophes, au contraire de personnes plus laborieuses, qui abattent le travail quotidien sans se poser plus de questions qu’il n’est de raison.

 

Les gens brillants ont la capacité de paniquer plus rapidement et de façon plus spectaculaire que n’importe qui d’autre. 

 

Préparatifs et astuces

Les astuces permettent de faciliter l’exécution de vos tâches. Pour cela, la partie la plus intelligente de votre cerveau doit prendre l’initiative. Ainsi, si vous avez emmené chez vous des dossiers du travail et que vous devez les rapporter le lendemain, assurez-vous de les placer devant la porte d’entrée avant d’aller dormir. De cette manière, vous ne les oublierez pas, même si vous êtes mal réveillé, en retard…

Assurez-vous de disposer de 2 jours de tranquillité pour vous lancer dans la méthode GTD. De plus, n’oubliez pas de vous munir de tous les outils dont vous pourriez avoir besoin (post-it, élastiques, corbeilles à courrier, pochettes en carton, classeurs…).

Cela vous empêchera par exemple de voir vos dossiers s’entasser sans pouvoir les ranger convenablement. Également, ne remplissez pas vos tiroirs au-delà des 3 quarts, étiquetez proprement vos documents et n’utilisez pas de dossiers suspendus qui font perdre beaucoup trop de temps.

Enfin, aménagez de manière pertinente votre espace de travail, David Allen recommande d’avoir un bureau personnel chez vous, pour plus de contrôle, et de ne pas faire de votre bureau la boite d’entrée sous peine de voir ce dernier disparaître sous d’innombrables papiers.

Une organisation impeccable

Il est essentiel de classer tous les documents qui s’accumulent, en général sur votre bureau ou dans l’armoire. Rangez les documents important prêt de vous, David Allen a par exemple choisi de les disposer par ordre alphabétique dans 3 tiroirs (A-E, F-L, M-Z).

Concernant les documents plus spécialisés (comptabilité, contrats, juridique…), ordonnez-les et rangez-les à part dans des classeurs. Assurez-vous que cela reste pratique, sinon le laisser-aller reprendra le dessus.

Ensuite, pour tous les documents plus communs, utilisez un classement alphabétique. Ainsi, vous ne chercherez vos documents qu’à un seul et unique endroit. Bien évidemment, vous pouvez classer absolument tout, des documents officiels aux post-its gribouillés.

Les étapes pour planifier un projet et le gérer efficacement

Il existe de nombreux outils pour vous aider à gérer vos tâches les plus complexes, comme par exemple les diagrammes de Gantt.

Cependant, selon David Allen, la planification d’un projet doit se faire de la manière la plus naturelle possible. En effet, notre cerveau reste le planificateur le plus efficace, il est donc important de laisser s’exprimer notre intuition et notre spontanéité, comme nous le faisons au quotidien, lors d’une sortie au restaurant entre amis par exemple.

Cette planification se décompose en 5 étapes :

Définissez le « pourquoi ». Cette étape est essentielle et ne peut donc pas être ignorée. Pourquoi faites-vous tout cela ? Quel sont vos objectifs? La réponse à cette question permettra de répondre à toutes les autres.

En effet, la réponse à cette question vous permettra de réaliser vos arbitrages, de savoir dans quelle direction aller, ou allouer vos ressources et dans quelles limites. Par ailleurs, cela donne du sens à votre projet et est une source de motivation pour vous et vos équipes.

Visualisez les résultats que vous voulez obtenir. Demandez-vous quelles métriques surveiller et analyser, de quoi aura l’air votre projet dans le cas où il se révélerait être une réussite. C’est une autre façon de se motiver, et cela vous permet de vous focaliser davantage sur votre projet.

– À présent que vous connaissez le résultat que vous voulez atteindre et pourquoi vous faites tout cela, il faut déterminer le «comment».

Réunissez-vous avec vos équipes et brainstormez ensemble, à l’aide d’une mind map (une sorte d’arborescence où l’on voit d’un coup d’œil toutes les idées sur la table et les liens entre elles) qui vous permettra de visualiser toutes les options possibles et de réfléchir posément aux moyens de parvenir aux résultats souhaités.

Organisez-vous. C’est loin d’être le plus dur. Triez les idées qui sont ressorties à l’étape 3, classez-les selon l’importance que vous leur accordez, affinez votre stratégie et demandez-vous qui va s’occuper de les mettre en œuvre.

Décidez des premières actions à exécuter. Demandez-vous « qui peut faire quoi, dès maintenant ? » selon la même philosophie que la méthode GTD. Concernant vos projets, cela vous permettra de prendre du recul et de savoir si c’est bien à vous d’agir.

Enfin, pour savoir quand s’arrêter, David Allen conseille de planifier jusqu’à ce que nous ne soyons plus stressé.

Pour conclure

En conclusion, la méthode GTD peut avoir un impact concret sur votre quotidien en augmentant votre productivité, en vous permettant de mieux gérer votre temps, et en améliorant votre organisation. Grâce à elle, vous reprendrez votre vie en main, gagnerez en sérénité et prendrez du recul sur votre situation tant personnelle que professionnelle.

Si vous souhaitez en apprendre plus sur la méthode GTD, je vous conseille d’aller faire un tour sur le site internet (en anglais) de David Allen. Vous aurez, entre autre, accès à des podcasts qui vous permettront de saisir toutes les subtilités de la méthode GTD.

Aussi, si vous souhaitez lire ce livre dans son intégralité, sachez que vous pouvez le retrouver ici (lien affilié)

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